La seconde phase est déterminante pour le succès de l’étude et de ses suites. Des questions essentielles sont en effet à régler afin de limiter la portée des blocages culturels. Les questions sur la manière dont vont être abordés les industriels et sur la terminologie à employer sont importantes. Les réponses doivent être adaptées à la situation, à la sensibilité des interlocuteurs et peuvent intégrer certaines de leurs priorités. Par exemple, dans un territoire fortement marqué par la ruralité, il conviendra peut être de parler d’ « écologie industrielle et territoriale » afin de souligner que le projet ne se focalise pas que sur les activités industrielles.
Le courrier peut être un support efficace, il peut expliquer le sens de la démarche et insister sur les bénéfices que peuvent en tirer les participants (baisse des coûts d’approvisionnement, de traitement de déchets…). Les concepts d’écologie industrielle et de développement éco-industriel peuvent ou non être cités, le courrier peut également directement expliquer le but de l’opération (créer des synergies entre les entreprises…) sans employer ces termes. La signature du courrier est prépondérante : elle le crédibilise. La signature d’un élu « important » est par exemple souhaitable si c’est une collectivité qui lance la démarche.
La question de « la culture du secret » doit également être prise en compte dans cette phase. Au minimum, la réponse à donner aux industriels ayant des inquiétudes à ce sujet doit être clairement réglée. Un support écrit devrait être prévu car il peut s’avérer nécessaire pour certaines entreprises (accords de confidentialité…).